5 примеров функций Microsoft Access Date

  1. 1. Автоматически вставлять сегодняшнюю дату (начальный уровень)
  2. 2. Запретить ввод данных для дат после сегодняшней даты (средний уровень)
  3. 3. Сохраните дату последнего изменения или обновления записи (Дополнительно)
  4. 4. Фильтр по функциям даты (средний уровень)
  5. 5. Найдите сегодня дни рождения (средний)

Функции даты Microsoft Access являются мощным способом извлечения и анализа данных в ваших базах данных Access, но очень немногие пользователи знают об этих функциях или о том, как их использовать. В этой статье я опишу несколько способов использования функций даты Microsoft Access в вашем Access 2007 а также Access 2010 базы данных.

Если вы никогда не использовали функции даты Microsoft Access, взгляните на этот быстрый Руководство для начинающих по встроенным функциям даты Microsoft Access что я недавно создал и поделился на нашем канале Office YouTube.

1. Автоматически вставлять сегодняшнюю дату (начальный уровень)

Если вы постоянно вводите текущую дату в свои формы или таблицы доступа, вы теряете драгоценное время. Access может сделать это для вас, и вам не нужно быть экспертом Access, чтобы сделать это!

Есть несколько способов сделать так, чтобы Access вставил сегодняшнюю дату, но самый простой способ - добавить простую функцию Date () в свойство Default Value вашей таблицы.

Допустим, у нас есть база данных, которая отслеживает кандидатов и работников, а также когда дела назначаются, выходятся из системы и закрываются. Следуя этому примеру, скажем, мы хотели бы автоматизировать дату получения дела.

  1. Найдите таблицу, содержащую поле даты, которое вы хотите изменить, и откройте его в представлении « Дизайн» (щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите «Представление дизайна»). В нашем примере нам нужно открыть таблицу, в которой хранится информация о нашем случае. Функции даты Microsoft Access являются мощным способом извлечения и анализа данных в ваших базах данных Access, но очень немногие пользователи знают об этих функциях или о том, как их использовать
  2. В представлении «Дизайн» выберите поле, которое хотите изменить. В нашем примере это будет поле DateReceived .
  3. В области «Свойства поля» на вкладке «Общие» найдите свойство «Значение по умолчанию» и введите « Дата» () .
  4. Затем переключитесь на представление таблицы и убедитесь, что для новых записей в поле автоматически вводится сегодняшняя дата.

Как только это свойство установлено для вашего поля, пользователи могут пропустить это поле при вводе данных или изменить дату по мере необходимости. В качестве альтернативы, если поле также чувствительно ко времени, вы можете также использовать функцию Now () вместо функции Date () для хранения информации о дате и времени.

2. Запретить ввод данных для дат после сегодняшней даты (средний уровень)

Функции даты также полезны для контроля того, какие даты можно вводить в данное поле даты / времени. Допустим, у нас есть таблица продаж, где мы хотим, чтобы пользователи вводили транзакцию, происходящую не ранее сегодняшней даты. Мы можем достичь этого уровня контроля, написав выражение в поле свойства Validation Rule поля внутри таблицы.

  1. Откройте таблицу, содержащую поле, которым вы хотите управлять, в представлении « Дизайн» (щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите «Представление дизайна»).
  2. Выберите поле, которое вы хотите изменить. В нашем примере это поле «Дата выставления счета».
  3. В нижней части экрана в разделе «Свойства таблицы» щелкните внутри поля свойства «Правило проверки» и введите следующее: <= Now (). Это позволит пользователям вводить дату, происходящую в сегодняшнюю дату или ранее. Или, другими словами, введенная дата должна быть меньше или равна текущей.
  4. Затем введите «Транзакция должна быть произведена в или до сегодняшней даты» в поле свойства «Текст проверки». Таким образом, если пользователь вводит дату, наступающую после того, что есть «сейчас», он будет предупрежден о том, что дата транзакции «должна произойти не позднее сегодняшней даты». Примечание. Это сообщение появится только в том случае, если введенные данные не соответствуют требованиям проверки, как написано в вашем выражении. Если введенная дата действительна (действительно происходит в дату или ранее сегодняшней даты), запись будет просто сохранена, и пользователь не получит никаких предупреждений.

Дополнительные примеры правил проверки и выражений см. В разделе справки Microsoft. Создайте правило проверки для проверки данных в поле.

3. Сохраните дату последнего изменения или обновления записи (Дополнительно)

Следующий метод доступен только для баз данных Microsoft Access 2010, поскольку при этом будет использоваться новая функция, называемая макросом данных, для автоматического обновления поля LastUpdated до текущей даты и времени при каждом изменении записи.

Предположим, что в этом примере мы хотим отслеживать, когда контактная информация сотрудника была обновлена ​​в последний раз, и создать запрос для поиска сотрудников, информация которых не была обновлена ​​недавно (скажем, в прошлом году).

Сначала мне нужно будет добавить поле в мою таблицу и назвать поле «LastUpdated». Это поле будет использоваться для хранения информации о дате / времени, собранной при каждом обновлении записи (вы можете использовать образец базы данных Microsoft Northwind для практики, если хотите).

  1. Откройте таблицу сотрудника в режиме конструктора (или любую таблицу, которую вы хотите отслеживать, когда записи были в последний раз изменены) и добавьте новое поле даты / времени с именем «LastUpdated».
  2. Сохраните таблицу.
  3. В таблице инструментов | На вкладке «Дизайн» нажмите кнопку «Создать макросы данных» и выберите « Перед изменением» . Это откроет конструктор макросов для свойства « До изменения» , что означает, что любые действия, которые вы здесь запрограммируете, будут оцениваться и применяться до сохранения записи в базе данных. И поскольку мы хотим регистрировать время последнего обновления записи, мы хотим применить нашу метку времени или функцию даты к полю LastUpdated непосредственно перед сохранением записи.
  4. Нажмите в выпадающем меню «Добавить новое действие» и выберите действие «SetField» из списка. Это добавит действие плюс два обязательных аргумента для действия: имя и значение.
  5. В поле Имя напишите ссылку на поле, которое вы хотите обновить до изменения записи. В нашем примере мы набрали бы «LastUpdated».
  6. В поле «Значение» напишите выражение для изменения поля. В нашем примере нам нужно ввести Now ().
  7. Нажмите Сохранить в Макро Инструменты | Откройте вкладку «Дизайн» и нажмите кнопку «Закрыть». Теперь макрос должен быть применен к нашей таблице.
  8. Сохраните таблицу.

Чтобы проверить макрос данных, просто найдите запись в таблице и отредактируйте что-нибудь. После удаления записи Access должен не только сохранить изменения в записи, но и ввести текущую дату и время в поле LastUpdated.

Со временем, по мере того, как будет редактироваться и вводиться больше данных, я могу запросить это поле, чтобы проверить, какие данные сотрудников могут быть устаревшими, и запросить, чтобы эти сотрудники проверяли и обновляли свою информацию по мере необходимости.

4. Фильтр по функциям даты (средний уровень)

В дополнение к использованию функций даты для контроля и оптимизации ввода данных, функции даты Microsoft Access действительно сияют, когда используются в качестве критериев запроса для фильтрации или ограничения результатов запроса по дате или диапазону дат. В предыдущем примере мы создали поле для отслеживания времени последнего обновления записей сотрудников. Теперь мы можем построить запрос для фильтрации результатов, чтобы показать только записи, которые не были обновлены в течение последних шести месяцев.

  1. Создайте запрос с помощью Access Query Designer (Создать вкладку> щелкните Query Design). Это откроет новый запрос в режиме конструктора и откроет диалоговое окно Show Table.
  2. Затем выберите таблицу, которую вы хотите запросить, нажмите кнопку «Добавить» и закройте диалоговое окно «Показать таблицу».
  3. Затем вы можете добавить поля в свой запрос, дважды щелкнув или перетащив нужное поле вниз в сетку QBE. В нашем примере мы хотим отобразить поля «Имя», «Фамилия», «Адрес электронной почты» и «LastUpdated».
  4. После того, как все поля были добавлены, под полем LastUpdated, в первом поле критериев мы захотим добавить выражение для отображения записей, которые были обновлены более 6 месяцев назад. Для этого мы можем использовать функцию DateDiff, чтобы вычислить разницу в месяцах между датой LastUpdated и тем, что есть сейчас, а затем показать только те записи, которые старше 6 месяцев. Итак, наше выражение будет выглядеть примерно так: DateDiff ("m", [LastUpdated], Now ())> 6

Чтобы объяснить, что вы видите, у функции DateDiff есть три обязательных аргумента функции: интервал, дата1 и дата2. Здесь интервал «m», потому что мы хотим рассчитать общее количество прошедших месяцев, чтобы найти записи старше 6 месяцев. Date1 и Date2 представляют две даты, для которых мы хотим вычислить разницу. В нашем примере Date1 - это информация, хранящаяся в поле LastUpdated.

Однако для Date2, поскольку мы хотим сохранить и повторно использовать запрос, мы хотим сослаться на функцию Now () для вычисления с использованием системной даты и времени. Итак, наша функция DateDiff просто вычисляет разницу между временем последнего обновления поля и прямо сейчас. Чтобы ограничить результаты нашего запроса показом только тех записей, которые старше 6 месяцев, мы можем затем добавить символ больше чем и номер шесть после функции DateDiff.

После сохранения и повторного выполнения этого запроса вы можете заметить, что Access будет отображать наше письменное выражение немного по-другому:

Это еще один способ выразить то же самое.

5. Найдите сегодня дни рождения (средний)

Помимо нахождения записей по разнице между двумя датами, вы также можете запросить базу данных на основе части даты. И если мы хотим найти контакты или сотрудников, чей день рождения сегодня, это именно то, что нам нужно сделать - сопоставить часть даты (месяц и день) с сегодняшним месяцем и днем. Есть несколько способов сделать это в Access, используя функции даты.

Во-первых, мы могли бы использовать функцию DatePart, чтобы извлечь месяц и день из поля, в котором хранятся дни рождения сотрудников. Функция DatePart выглядит так:

DatePart («интервал», «дата», «firstdayofweek», «firstweekofyear»)

Интервал - это обязательное строковое выражение, представляющее интервал времени, который вы хотите вернуть.

Дата - это еще один обязательный вариант, представляющий значение или дату, которую вы хотите оценить.

Последние два аргумента являются необязательными и не обязательны для нашего примера.

Таким образом, выражение для извлечения месяца из поля даты будет выглядеть примерно так:

DatePart ( "м", [День рождения])

«М» стоять в течение месяца

[День рождения] - это название поля, в котором хранятся даты рождения сотрудников.

Чтобы извлечь день, единственное, что мы должны изменить в выражении, это временной интервал.

DatePart ( "d", [День рождения])

Теперь, собрав все воедино, нам нужно написать выражение, которое устанавливает эти извлеченные значения равными сегодняшнему месяцу и дню. Для этого мы могли бы использовать ту же функцию DatePart, чтобы извлечь день и месяц и изменить аргумент Date на функцию Now (). Итак, критерии полного запроса будут выглядеть так:

Другими словами, месяц рождения равен месяцу сейчас, а день рождения равен дню.

Это только один способ, которым вы могли бы написать это выражение. Другой способ - использовать функции «Месяц» и «День» вместо функции «DatePart». Вот видео, показывающее, как это сделать.

Я надеюсь, что это поможет вам начать работу с функциями Microsoft Access Date.

Готовы проверить свои навыки в Access? Посмотрите, как они складываются с этой оценкой от Smarterer , Начни это Доступ проверить сейчас.

Готовы проверить свои навыки в Access?
О школе
О школе

О школе

Школа была открыта в 1959г. Первые выпускники были выпущены в 1966 г. Учредителем является МНО РТ, Горисполком. Координаты школы: Республика Татарстан, 420012, г. Казань, ул. Муштари д.6.
История

История

Школа № 18 была создана в 1959 году, как первая школа в республике Татарстан с углублённым изучением английского языка. Реформирование школьного образования проводится в школе по
Похожие новости /   Комментарии

    Обновления сайта

    Здравствуйте. Сегодня наконец то мы обновили наш сайт. Теперь на сайте доступны библиотеки для чтения, Вы всегда можете задать вопрос администратору сайта. Получить консультацию на все интересующие вопросы. Ознакомится с новыми событиями и новостями. В дальнейшем сайт будет наполнятся свежими новостями и статьями.

    О школе

    Школа была открыта в 1959г. Первые выпускники были выпущены в 1966 г. Учредителем является МНО РТ, Горисполком. Координаты школы: Республика Татарстан, 420012, г. Казань, ул. Муштари д.6. Полное название- Средняя школа №18 с углублённым изучением английского языка Директор: Шевелёва Надия Магсутовна. Научный руководитель: Русинова Сазида Исмагиловна,

    История

    Школа № 18 была создана в 1959 году, как первая школа в республике Татарстан с углублённым изучением английского языка. Реформирование школьного образования проводится в школе по эволюционному пути, избегая резких преобразований, опасных в этой системе человеческой деятельности. С этой целью 7 лет школа работала в условиях экспериментальной площадки, где